Bayer’s strategische Migration zu SAP S/4HANA und die Integration der Cadency-Plattform von Trintech für eine verbesserte Effizienz beim Finanzabschluss

Geschäftliche Gründe für die Automatisierung

Bayer, ein weltweit führendes Unternehmen in der Life-Science-Branche, war schon immer ein Vorreiter in Sachen Innovation und neue Technologien. Im Jahr 2019 begann Bayer mit ersten Gesprächen über die Migration auf SAP S/4HANA, was das Unternehmen dazu veranlasste, die vorhandenen Finanzlösungen zu evaluieren. „Unsere frühere Lösung war selbst entwickelt und über benutzerdefinierte ABAP-Programme, Tabellen und eine WebDynpro-Oberfläche in SAP integriert“, sagt Marc-Oliver Deinert vom GPO General Ledger Team bei Bayer. „Die manuelle Bearbeitung der unterschiedlichen Lösungen in den einzelnen Systemen führte zu einer erhöhten Arbeitsbelastung und Komplexität, die für unser Team langfristig nicht tragbar war. Schnell wurde klar, dass unsere selbst entwickelte Lösung nicht mit der Migration zu S/4HANA skalieren würde, und so sind wir mit Trintech ins Gespräch gekommen.“

Mit einem anfänglichen Fokus auf die Rationalisierung und Standardisierung der Bilanzabstimmungen entschied sich Bayer 2020 für die Implementierung der Cadency-Plattform von Trintech. „Einer der Hauptgründe, warum wir uns für die Implementierung von Cadency entschieden haben, war, dass es sich um eine ganzheitliche Plattform handelt, die den gesamten Finanzabschlussprozess, einschließlich der Journalbuchungen, abdecken kann“, so Deinert weiter. „Unsere externen Prüfer hatten ihre Kontrolle über manuelle Journalprozesse (wie ein dokumentiertes 4-Augen-Prinzip und einen Prüfpfad für inhaltliche und formale Aspekte einschließlich IKS) verschärft, was unseren Bedarf an einer robusteren und konformen Lösung erhöhte. Darüber hinaus schränkte der Kostendruck unsere Flexibilität bei der Entwicklung und Wartung selbst entwickelter Lösungen ein, so dass wir unbedingt eine effektive und effiziente Alternativlösung finden mussten“, so Deinert weiter.

Kriterien für eine Finanzabschlussplattform

Bei der Zusammenstellung der Lösungskriterien legte Bayer den Schwerpunkt auf Compliance, Transparenz und ein umfassendes Workflow-Management. „Eine Compliance würde sicherstellen, dass wir einen klaren Workflow mit definierten Freigaben haben, um sicherzustellen, dass es keine Möglichkeit gibt, außerhalb der Lösung zu arbeiten“, laut Deinert. „Wir brauchten auch Transparenz, um die Herkunft von Journalen zu identifizieren und zu verhindern, dass diese den Workflow umgehen.“ Die Lösung sollte Prüfpfade, Freigaben, Dokumentation und benutzerdefinierte Felder für Dokumente verwalten. Die Unterstützung eines vollständigen Workflows über die gesamte Prozesskette hinweg war von entscheidender Bedeutung, einschließlich der Aufteilung zwischen Länder- und Global Business Services (GBS) Organisationen. „Eine weitere Anforderung, die wir hatten, war die Möglichkeit, transparente und nachvollziehbare Eingaben von nicht buchhalterischen Funktionen zu erhalten“, führt Deinert aus. „Wir verwenden ServiceNow für unsere nicht buchhalterischen Funktionen, daher war die Suche nach einer Lösung, die sich in dieses System integrieren lässt, von entscheidender Bedeutung.“

Durch die Implementierung der Cadency-Plattform von Trintech wollte Bayer die Effizienz, die Einhaltung von Vorschriften und das gesamte Finanzmanagement angesichts der bedeutenden technologischen und geschäftlichen Veränderungen verbessern.

Eine zusätzliche Anforderung, die wir hatten, war die Fähigkeit, transparente und nachvollziehbare Eingaben von nicht buchhalterischen Funktionen. Wir verwenden ServiceNow für unsere nicht buchhalterischen Funktionen. Eine Lösung zu finden, die sich in dieses System integrieren lässt, war also ein entscheidender Schritt.

Umstellung auf SAP S/4HANA

Der Ansatz von Bayer bei der Migration auf S/4HANA bestand darin, Standardprozesse beizubehalten und die Entwicklung innerhalb von S/4HANA zu minimieren. Um spezifische Bedürfnisse und Komplexitäten zu erfüllen, entschied man sich, diese Anforderungen auf Lösungen zu verlagern, die in SAP S/4HANA integriert werden können. Diese Strategie zielte darauf ab, das Kernsystem zu rationalisieren und gleichzeitig externe Tools für speziellere Funktionen zu nutzen. „Mit dem Projekt SAP S/4HANA hat sich unsere Finanzlandschaft deutlich konsolidiert“, erläutert Deinert. „Zuvor arbeitete unser Unternehmen mit fünf ähnlichen SAP-Systemen und einem zusätzlich erworbenen System mit einem eigenen Aufbau. Die künftige ERP-Landschaft wird sich auf zwei Hauptsysteme beschränken, die sich nach Geschäftsbereichen unterscheiden. Während viele Kernaspekte gleich bleiben
Während viele Kernaspekte konsistent bleiben, wird es maßgeschneiderte Prozesse geben, die die spartenspezifischen Bedürfnisse berücksichtigen, insbesondere in den Bereichen Produktion und Vertrieb“, so Deinert.

Durch die vollständige Integration der Cadency-Plattform von Trintech in die neue S/4HANA-Umgebung wurden die traditionellen Konfigurationsprobleme minimiert. Anstatt sich auf umfangreiche Konfigurationsänderungen in SAP selbst zu konzentrieren, entschied sich Bayer dafür, sich bei der Verwaltung der Finanzabschlussprozesse auf Cadency zu verlassen.

Die SAP S/4HANA-Implementierung bei Bayer wurde strategisch wie folgt geplant und durchgeführt:

• Template Einrichtung: Bayer erstellte eine einheitliche Vorlage, die für beide produktiven Teile des neuen ERP-Systems gilt. Die Entwicklung dieser Vorlage dauerte etwa eineinhalb Jahre.
• Abteilungsspezifische Merkmale: Differenzierungsmerkmale wurden nur dort hinzugefügt, wo es für bestimmte Teilbereiche erforderlich war, um sicherzustellen, dass die besonderen Anforderungen erfüllt werden, ohne die Vorlage zu verkomplizieren.
• Lokalisierungsprojekte: Um länderspezifischen Anforderungen gerecht zu werden, wurden Lokalisierungsprojekte durchgeführt. Diese Projekte passten die Vorlage an die länderspezifischen Einstellungen an und ermittelten die für bestimmte Produktivitätsbereiche erforderlichen Abteilungsanforderungen.
• Pilot und Einführung: Die Implementierung begann mit Pilotländern, um die Einrichtung vor einer globalen Einführung zu verfeinern. Der globale Zeitplan sah vor, innerhalb von drei Jahren nach Fertigstellung der Vorlage rund 80 % des weltweiten Bayer-Vertriebs auf das neue System umzustellen. Die vollständige Implementierung in etwa 90 Ländern soll innerhalb von 4-5 Jahren abgeschlossen sein, wobei größere Länder einzeln und kleinere Länder in Gruppen zusammengefasst werden.

Fortsetzung der Partnerschaft mit Trintech

„Während der S/4HANA-Migration haben wir mehrere kritische Lücken im Record-to-Report (R2R)-Prozess identifiziert, von denen wir wussten, dass die Cadency-Plattform von Trintech sie schließen kann“, so Deinert weiter.

Zu den wichtigsten R2R-Lücken gehören:

• Transparenz und Einhaltung der Vorschriften: SAP konnte Transparenzprobleme und Compliance-Anforderungen nicht vollständig lösen, insbesondere bei der Bestätigung, ob SAP-Belege mit oder ohne Workflow gebucht wurden.
• Workflow für Wiederholungsbuchungen: Das Fehlen eines Workflows für wiederkehrende Buchungen stellte eine ständige Herausforderung dar.
• Integrationsprobleme: Es gab keine integrierte Lösung für die Verbindung mit Abteilungen außerhalb des Rechnungswesens. Jede Einrichtung, wie z. B. ServiceNow, würde zu unzusammenhängenden Prozessen führen.
• Überprüfung der ID von Journaleinträgen: Dem System fehlte ein einfacher Mechanismus zur Überprüfung von Journaleinträgen.

Angesichts dieser Lücken entschied sich Bayer schließlich für eine weitere Zusammenarbeit mit Trintech und den Einsatz von Cadency im Rahmen der SAP S/4HANA-Migration. „Cadency bietet die umfassende Funktionalität, die benötigt wird, um diese R2R-Lücken zu schließen, und passt zu unserer neuen ERP-Strategie, um einen reibungsloseren Übergang und verbesserte Finanzabschlussfunktionen innerhalb unserer sich entwickelnden SAP-Umgebung zu gewährleisten“, so Deinert abschließend. Bayer und Trintech werden auch in Zukunft zusammenarbeiten, um weitere Möglichkeiten zur Optimierung der Integration mit SAP und ServiceNow zu ermitteln.